Pourquoi et comment déléguer efficacement ? (1/3)

Votre capacité à exceller dans votre travail au quotidien dépend en grande partie de 2 facteurs : votre aptitude à identifier et à vous focaliser sur ce que vous savez le mieux faire et votre manière d’interagir et de collaborer avec les autres.  Une étude récente auprès d’entrepreneurs a révélé que 53% d’entre eux croient qu’ils peuvent faire croître leur activité de plus de 20% s’ils parvenaient à déléguer 10% de leur charge de travail.

Peu importe votre bonne volonté et l’étendue de vos compétences, la vérité est que vous n’aurez pas toujours le temps de vous occuper de tout. Que vous le vouliez ou non, vous aurez besoin à un moment ou un autre, de confier certaines de vos activités ou de vos tâches à d’autres personnes.

Vous l’aurez bien compris, vous devrez tôt ou tard déléguer. La délégation est une compétence essentielle et en même temps difficile à acquérir parce que la plupart des personnes ne sont pas habituées à la pratiquer. Mais si vous aspirez à devenir un manager, un leader ou un entrepreneur efficace et productif, vous devez absolument maîtriser l’art de la délégation.  

Je vous souhaite la bienvenue dans ce dossier spécial consacré à la délégation. Il est divisé en 3 parties qui nous permettront de couvrir les principaux aspects de la délégation. Afin que la compréhension du sujet soit digeste, chaque partie fera l’objet d’un article.  

Dans ce premier article, nous allons nous intéresser à la compréhension même de la notion de délégation et à ses avantages.

Partie 1 – La délégation et ses avantages

Peu importe votre rôle ou votre fonction dans la sphère personnelle ou professionnelle, il est capital que vous appreniez à déléguer parce que cela vous servira tôt ou tard. Malheureusement, beaucoup trop de personnes ont des idées reçues en ce qui concerne la délégation et ses bénéfices. Mon objectif dans cette première partie est de vous expliquer ce que la délégation n’est pas, ce qu’elle est et ses avantages aussi bien à titre personnel que collectif.

Ce que la délégation n’est pas

De nombreuses personnes pensent à tort que déléguer c’est demander à une tierce personne d’effectuer ses tâches rébarbatives. Penser ainsi c’est avoir une vision vraiment réductrice de la délégation, qui ne valorise non seulement pas les compétences de la personne à qui les tâches sont déléguées mais qui occulte également la dimension collaborative de la délégation, qui est d’une importance capitale. En fait si la dimension collaborative est occultée, la délégation risque de ne pas se dérouler dans les meilleures conditions.

Ce qu’est la délégation

La délégation est une technique collaborative permettant de :

  • Assigner une tâche, une activité ou un projet à une personne de votre équipe ou un prestataire externe qui s’engage à le réaliser 
  • Transférer non pas seulement un travail mais aussi la responsabilité de le réaliser en respectant des règles et des exigences fixées en amont entre la personne qui délègue et celle qui réalise la tâche déléguée 
  • Décharger la personne qui délègue afin qu’elle puisse se consacrer et se concentrer sur les activités sur lesquelles elle peut apporter un maximum de valeur, en raison de son expertise

Quelques exemples

Parents : le cadre familial est un excellent lieu d’apprentissage de l’art de la délégation. Lorsque les enfants ne sont pas encore autonomes, il est normal que vous fassiez tout mais lorsqu’ils commencent à grandir, il est important de commencer à les responsabiliser. Cela vous permettra de dégager du temps et de vous consacrer à des activités plus importantes comme la réflexion concernant leur avenir ou la planification de projets stratégiques pour l’avenir de la famille. Vous pouvez ainsi leur déléguer certaines activités telles que la vaisselle, la sortie des poubelles, le rangement, etc.).

En plus de vous libérer du temps, cela servira également à vos enfants parce qu’ils deviendront rapidement des personnes autonomes, responsables et matures.

Manager : certains managers veulent être présents à quasiment toutes les réunions, exigent d’être en copie de presque tous les échanges des membres de leur équipe. En fonctionnant de cette manière, il est impossible de donner votre meilleur en tant manager, dans la mesure où vous aurez du mal à vous focaliser sur les réelles priorités. 

Pour augmenter votre productivité et élever votre niveau de performance, apprenez à déléguer la participation à des réunions, la réalisation d’études ad hoc et de reportings divers à vos collaborateurs. Cela vous permettra de vous concentrer sur vos vraies activités à valeur ajoutée.

Entrepreneur : en tant qu’entrepreneur, on a souvent tendance, surtout au démarrage de son activité à vouloir s’occuper de tout (Technique, Marketing, Communication, Commercial, etc.). Avec un peu de formation, on peut y arriver. Mais à quel prix ? Au lieu donc de vous tuer à la tâche à faire votre site internet, à configurer vos tunnels de vente, à établir votre stratégie marketing, à prospecter de nouveaux clients, à faire la comptabilité, etc, prenez le temps d’identifiez les activités dans lesquelles vous êtes le plus à l’aise et focalisez-vous sur eux. Pour le reste, trouvez un moyen de les déléguer ! 

Que faire si vous n’avez pas le budget nécessaire ? Vous pouvez faire appel à des plateformes de freelances comme 5euros ou Fiverr. Vous pourrez y trouvez des prestations de bonne qualité à des prix abordables. Autre possibilité : proposer à des personnes de votre entourage qui ont des compétences que vous recherchez, un échange de compétences. Vous pouvez également trouver des associés business ayant des compétences complémentaires. Par exemple, si vous êtes très bon sur la partie technique, vous pouvez vous associer à une personne très compétente en business development.

Quels sont les avantages de la délégation

La délégation comporte des avantages aussi bien pour la personne qui délègue que pour celle qui réalise les tâches ou les activités déléguées. En nous positionnant dans la perspective d’une équipe avec un manager ou un leader et en intégrant la dimension collaborative, nous regroupons les avantages en 2 catégories : pour vous et pour votre équipe.

Les avantages pour vous

Sans être exhaustif, voici 4 bénéfices que vous retirerez en décidant de déléguer certaines de vos activités :

  • Réduire votre charge de travail et votre niveau de stress : nous évoluons dans des environnements où les choses vont de plus en plus vite, et il est très facile de se retrouver submergé par la quantité de choses à réaliser. Savoir que vous pouvez vous appuyer sur des personnes de confiance, vous aidera certainement à mieux vous sentir et à travailler de manière plus sereine.
  • Accorder plus de temps à vos API/TPI : dans chaque poste ou fonction, il existe ce qu’on les API/TPI. Ce sont vos Activités/Tâches les Plus Importantes. Elles constituent le cœur de votre travail et représentent ce sur quoi vous êtes en capacité d’apporter le plus de valeur ajoutée. Vous devez donc vous y focaliser pour performer dans votre fonction. En délégant l’ensemble de vos activités périphériques, vous pourrez plus facilement vous focaliser sur vos API/TPI.
  • Connaître mieux votre équipe et évaluer plus facilement leurs compétences : à force de déléguer des activités, des mini-projets ou des projets tout entiers aux membres de votre équipe, vous aurez une connaissance plus fine de leur personnalité et une meilleure visibilité concernant leurs capacités et leurs compétences. Cela facilitera votre prise de décision lorsque viendra le moment des promotions, des augmentations de salaire ou encore des choix de formation.
  • Renforcer la confiance entre vous et votre équipe : lorsque vous pratiquez la délégation de manière régulière au sein de votre équipe, que vous laissez l’autonomie nécessaire à chaque personne et que chaque personne tient bien son rôle, le niveau de confiance de vos collaborateurs vis-à-vis de vous augmente et vice versa. Ce qui contribue donc au global à renforcer la confiance au sein de l’équipe, ainsi que son niveau de cohésion. 

Les avantages pour votre équipe

Sans être exhaustif, voici 4 bienfaits de la délégation pour les membres de votre équipe :

  • Développer leurs compétences : la délégation est un excellent moyen pour accélérer l’apprentissage. Ne dit-on pas qu’on apprend mieux en pratiquant ? Lorsque vous déléguez la réalisation de certains travaux à vos collaborateurs, vous leur permettez non seulement d’affiner leurs compétences actuelles, mais également de développer de nouvelles compétences. En effet, en se confrontant à des problématiques nouvelles, elles sortent de leur zone de confort et sont obligés en quelque sorte d’élever leur niveau. Ce qui fait d’eux des personnes de plus en plus aguerries et qui progresseront rapidement.
  • Devenir davantage autonome : des collaborateurs qui développent leurs compétences deviennent rapidement autonomes. Ce qui veut dire que vous pourrez à l’avenir leur confier des sujets plus stratégiques avec plus de facilité, parce qu’elles auront l’expérience et le recul nécessaires pour pouvoir les gérer efficacement. La délégation se révèle donc être un accélérateur dans la prise de responsabilités. 
  • Augmenter leur niveau de confiance en soi : des collaborateurs compétents et autonomes sont des personnes dont le niveau de confiance est élevé. Elles savent ainsi ce qu’elles valent, ce qu’elles sont capables d’apporter et ce sur quoi elles doivent travailler pour continuer de progresser. Par leur confiance, elles inspirent également confiance et se positionnent comme des piliers sur lesquels leur manager ou leader peut compter pour l’avancement du département, de l’organisation ou de l’entreprise.
  • Participer à la prise de décisions :  la participation à la prise de décisions est un indicateur marquant des effets positifs de la délégation dans le parcours d’un collaborateur. C’est un signe probant de réussite du manager ou du leader, parce qu’il a été capable de faire passer le collaborateur d’un simple exécutant à un décisionnaire. C’est l’un des objectifs que devrait viser toute personne ayant en charge une équipe et dont la responsabilité est de développer les personnes qui la composent.

Conclusion 

Loin d’être un moyen de se débarrasser de ses tâches à faible valeur ajoutée, la délégation au sein d’une équipe est surtout un moyen pour le manager ou le leader de faire monter ses collaborateurs en compétences et d’en faire des personnes de plus en plus autonomes et sur lesquelles il peut s’appuyer de manière ultime dans la prise de décisions.  Pour le manager ou le leader, c’est une meilleure productivité et une amélioration de sa performance puisqu’il se focalise sur ses API/TPI.

Avatar

Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, je suis le fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM, votre plateforme francophone de développement personnel et professionnel. J’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

Avatar
A propos Henri M. Missola 45 Articles
Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, je suis le fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM, votre plateforme francophone de développement personnel et professionnel. J’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

Soyez le premier à commenter

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.


*