Pourquoi et comment déléguer efficacement ? (2/3)

Après le premier article de notre série « Pourquoi et comment déléguer efficacement ? » durant lequel nous nous sommes penchés sur la délégation et ses avantages, nous poursuivons avec ce deuxième article en nous intéressant aux raisons qui empêchent les gens de déléguer.

Partie 2 – 7 excuses qui vous empêchent certainement de pratiquer la délégation

S’il est relativement facile pour certaines personnes de déléguer leurs tâches à faible valeur ajoutée, ce n’est absolument pas le cas lorsqu’il s’agit de tâches qui requièrent un certain niveau de compétences ou d’expertise. Mais la vérité est qu’on ne nous apprend généralement pas à déléguer, que ce soit à l’école ou lorsque nous débutons notre vie professionnelle. 

D’après une étude réalisée en 2007 auprès de 332 entreprises, seulement 28 % d’entre elles proposent des formations sur la délégation à leurs employés. De nos jours, nous avons ainsi de plus en plus de managers qui ne savent pas déléguer. Certains managers perfectionnistes vont même jusqu’à penser que leur travail ne peut être bien fait que s’il est fait par eux-mêmes. C’est ce qu’on appelle le biais de l’excès de confiance en soi

Il existe de nombreuses raisons pour expliquer cette tendance à ne pas déléguer. En général, ce sont de fausses excuses qui nous font passer à côté des bénéfices de la délégation. Sans être exhaustif, dans cet article, je vais partager avec vous les 7 excuses qui me semblent les plus courantes et qui empêchent certainement la grande majorité des personnes de pratiquer la délégation, aussi bien dans la sphère personnelle que professionnelle.

Excuse 1 – Je ne peux pas embaucher quelqu’un pour le faire

Dans certains situations, déléguer des tâches nécessite d’embaucher une personne ou une entreprise. C’est notamment le cas lorsque :

  • En tant que particulier, vous déléguez votre ménage et/ou votre repassage
  • En tant que solopreneur, vous déléguez la réalisation de votre logo, de vos cartes de visite ou encore de votre site internet à un prestataire. 
  • En tant qu’entreprise spécialisée, vous déléguez des activités qui ne sont pas votre cœur de métier à une autre société dont c’est le métier. 

S’il est vrai que la délégation dans ces cas a un coût, cela ne doit pas vous freiner dans vos efforts de délégation sauf si vous estimez que le retour sur investissement n’est pas pertinent.

Concernant cette notion de coûts, dans le cas particulier des solopreneurs, comme nous l’avons souligné dans la partie 1 – La délégation et ses avantages, il existe des plateformes comme 5euros.com ou Fiverr.com sur lesquelles vous pouvez trouver de très bons prestataires à des tarifs très avantageux.

J’aimerais partager avec vous une approche très simple en 5 étapes que vous pouvez mettre en œuvre pour savoir si vous pouvez déléguer ou pas une tâche. 
– Étape 1 : déterminez votre taux horaire 
– Étape 2 : identifiez la tâche à déléguer et combien de temps cela nécessite
– Étape 3 : calculez combien cela vous coûtera si vous la faites vous-même 
– Étape 4 : calculez combien cela vous coûtera si vous la confiez à une tierce personne
– Étape 5 : est-ce une bonne affaire ou pas ?

Cas 1 – Vous êtes un particulier avec des revenus plutôt corrects. 
– Étape 1 : supposons que vous gagnez 3500 €/mois à raison de 160 heures de travail par mois. Votre taux horaire est donc d’environ 22 €. 
– Étape 2 : vous voulez déléguer votre ménage + repassage et vous estimez que cela vous prendra 4 heures par semaine
– Étape 3 : si vous le faites vous-même, cela vous coûtera 22 € x 4 = 88 €
– Étape 4 : une femme de ménage coûte en moyenne 14 € de l’heure. Ce qui fait 14 € x 4 = 56 €

– Étape 5 : vous gagnez 88-56 = 32 € ce qui fait 128 € par mois. Ce n’est certes pas un gain énorme mais vous pouvez utiliser ce temps que vous ne passez pas à faire le ménage et le repassage pour faire un loisir ou pour passer du temps en famille.

Cas 2 – Vous êtes un travailleur indépendant (coach, consultant, thérapeute, conseiller, etc) avec un certain niveau d’expertise. 
– Étape 1 : nous pouvons dire qu’en moyenne nous facturez vos prestations à 150 € de l’heure
– Étape 2 : vous avez besoin de créer un blog pour partager votre expertise auprès de votre audience
-Étape 3 : en partant du postulat que vous n’y connaissez rien, le temps de chercher des informations sur Internet, de comprendre et d’appliquer, cela vous prendra certainement au moins 10 à 15 heures de travail (voire même plus) pour mettre en place votre site. Sur une base de 10 heures de travail, nous dirons donc que votre blog vous coûtera 150 € x 10 = 1500 €
-Étape 4 : en allant faire une recherche rapide sur 5euros.com, j’ai trouvé ce prestataire qui propose de vous créer un site internet pour seulement 305 €.

– Étape 5 : vous « gagnez » 1500 € – 305 € =  1195 €. C’est clairement une bonne affaire.

Si vous êtes dans une situation similaire, vous convenez avec moi que c’est dans votre intérêt de déléguer cette tâche.

Excuse 2 – Je peux mieux le faire moi-même

Il est vrai que lorsque nous sommes habitués à faire des tâches dont nous sommes particulièrement satisfaits des résultats, il est souvent difficile de les laisser à une autre personne. Et ceci est d’autant plus difficile si vous êtes une personne de nature perfectionniste.

Mais souvenez-vous que l’un des objectifs de la délégation est de faire monter en compétences les personnes avec lesquelles vous travaillez. La vérité est que si vous consacrez du temps à former un vos collaborateurs, en bien lui expliquant comment faire les choses, ils seront rapidement capables d’obtenir des résultats similaires aux vôtres. 

Vous avez du mal à lâcher prise parce que vous vous focalisez en grande partie sur la manière de faire les choses. Or, ce n’est pas toujours aussi important que cela. Le plus important en vérité c’est le résultat final que vous espérez. Que la personne à laquelle vous déléguez la tâche obtienne ce résultat en 3, 4 ou 5 étapes, du moment où le travail est effectué en temps et en heure, cela devra être suffisant pour que vous lui déléguiez cette tâche.

Ari Meisel, coach en productivité pour entrepreneurs, a une philosophie assez particulière mais qui est très puissante. Il s’agit de la philosophie du chef d’entreprise remplaçable.

Partant du principe que la plupart des personnes qui se lancent en affaires ont pour objectif ultime de devenir libres, il considère que cette liberté serait complète si l’entrepreneur réussissait à devenir remplaçable au sein de son entreprise. Or devenir remplaçable suppose d’abandonner cette idée selon laquelle les choses ne peuvent être bien faites que uniquement pas vous.

Si vous aspirez à devenir un entrepreneur libre, vous n’avez pas d’autres choix que de mettre en application les principes de la délégation.


Si vous voulez en savoir plus sur la notion d’entrepreneur libre, je ne peux que vous conseiller les 2 excellents livres de Sébastien Le Marketeur Français : Le Secret des Entrepreneurs Libres et Profession : Entrepreneur Libre.



Excuse 3 – Je ne sais pas si je peux lui faire confiance

« La confiance n’exclut pas le contrôle ! ». Vous avez sûrement déjà entendu cette phrase. En fonction du type de tâches déléguées et de la personne à qui elles sont déléguées, une vérification peut bien évidemment s’avérer nécessaire. Toutefois, cela ne devrait se faire qu’au tout début du processus de délégation, dans la mesure où le but ultime est de rendre la personne autonome afin de pouvoir sur le long terme compter sur elle et lui confier davantage de choses à faire.

C’est donc normal que vous fassiez preuve de réticence au début mais cela ne doit pas vous bloquer au point de refuser de déléguer. En effet, une équipe dans laquelle la confiance ne règne pas sera difficilement efficace. Vous devez donc très rapidement dépasser cette réticence et développer des relations de confiance avec vos collaborateurs. 

Vous avez besoin de faire confiance aux autres afin que la délégation se passe dans les meilleures conditions. Plus vous faites confiance, plus les gens se sentent en confiance et quand les gens se sentent en confiance dans une relation, ils donnent toujours le meilleur d’eux-mêmes.


Excuse 4 – La personne n’est pas qualifiée pour le faire

Il n’ y a rien de pire dans la délégation que de déléguer une tâche à la mauvaise personne. Cela peut vous arriver lorsque vous n’avez pas pris le temps de bien identifier si les compétences de la personne étaient en adéquation avec la tâche à effectuer.
L’erreur que nous faisons en général est de regarder une personne telle qu’elle est à un moment donné au lieu de la regarder telle qu’elle pourrait être. En effet, lorsque vous estimez qu’une personne n’est pas qualifiée, cela ne doit pas vous bloquer pour lui déléguer des tâches. Cela doit plutôt vous pousser à identifier quelles tâches vous pouvez lui confier pour démarrer et la mettre en confiance.
Déléguer des tâches à une personne qui n’est pas qualifiée demande du temps et requiert d’y aller étape par étape afin qu’elle soit formée et monte en compétences. Mais ne considérez pas ce temps comme du temps perdu. C’est plutôt un temps investi dont vous verrez les fruits au fur et à mesure que la personne deviendra de plus en plus aguerrie.

Excuse 5 – Je n’ai pas le temps pour montrer à quelqu’un comment le faire

Déléguer demande nécessairement de prendre du temps pour expliquer clairement à la personne ce qu’elle doit faire, s’assurer qu’elle a bien compris et lui laisser éventuellement le temps de poser quelques questions.
Si vous manquez de temps pour expliquer à chaque fois les choses, vous pouvez documenter des processus ou des procédures pour les tâches majeures et récurrentes que vous souhaitez déléguer. Il vous suffit pour cela, soit de déléguer cette tâche à une personne avec qui vous travaillez déjà et qui maîtrise le travail, ou alors de le faire vous-même.

Pour certaines tâches plutôt digitales, vous pouvez même filmer votre écran d’ordinateur pendant que vous les exécutez et cela servira de « tutoriel » à la personne à qui vous la déléguerez plus tard. Il existe de nombreux outils en lignes pour filmer votre écran. Vous pouvez en trouver une sélection dans cet article.

Excuse 6 – Je ne veux pas déléguer cette tâche parce que j’aime la faire

Il ne s’agit pas de savoir si vous aimez faire une tâche mais plutôt de répondre à la question suivante : est-ce la tâche sur laquelle j’apporte le plus de valeur ajoutée et que je ne peux absolument pas déléguer ? Si votre réponse est positive, cette tâche fait donc partie de vos TPI. Nous en avons parlé dans le 1er article de notre dossier. Vous pouvez vous y référer pour plus d’informations.

Si votre réponse est négative, vous n’avez aucune raison vraiment pertinente de ne pas déléguer cette tâche. Continuer à la faire vous-même vous fera peut-être plaisir mais cela vous fera perdre en productivité, dans la mesure où votre temps ne sera pas utilisé à bon escient.

Il vous appartient donc d’identifier rapidement une personne à qui vous pouvez la déléguer et de la faire monter en compétences progressivement s’il s’agit d’une tâche complexe.

Excuse 7 – Je suis la seule personne qui sache le faire

Si vous êtes qu’entrepreneur vous travaillez tout seul, ce n’est pas bien grave si vous êtes la seule personne à savoir faire certaines choses. De toutes les façons vous êtes seul. Mais vous pouvez néanmoins anticiper les choses pour l’avenir en documentant vos processus et vos procédures.

Si vous avez une équipe et que vous êtes la seule personne à maîtriser certaines choses, vous n’êtes pas du tout libre ! Pendant vos vacances, vous n’êtes pas du tout à l’abri d’être dérangé puisque votre équipe ou votre entreprise ne peut pas réellement fonctionner sans vous. Vous n’êtes donc pas clairement remplaçable ! Si cela peut être compréhensible et acceptable au début de votre entreprise. Mais quand elle commence à grandir, vous devez absolument penser rapidement à la faire fonctionner en votre absence.

Si vous ne le faites pas, non seulement, vous n’êtes pas libre, mais votre équipe et votre entreprise sont également en grand danger ! Qu’adviendra-t-il dans le pire des cas ? Si jamais vous êtes en incapacité physique de faire ce que vous seul maîtrisez et qui aurait pu être transféré à l’équipe progressivement par des temps de formation réguliers ?

Vous l’aurez bien compris, vous ne devez jamais être la seule personne à savoir faire une chose. Formez les autres et passez progressivement la main. Plus nombreux seront vos collaborateurs à savoir faire les choses, plus sécurisés seront certains processus et mieux se portera votre entreprise.

Conclusion

Si vous avez du mal à déléguer, au moins une des 7 excuses que nous venons de voir vous concerne certainement. Décidez aujourd’hui de poser des actions pour intégrer la délégation à votre manière de travailler. Et si vous commenciez par identifier les tâches que vous pouvez déléguer ou alors par filmer votre écran d’ordinateur pour les tâches que vous avez déjà identifiées comme candidates à la délégation ?

POUR ALLER PLUS LOIN

  • Vous êtes un entrepreneur et vous avez besoin d’accompagnement pour apprendre à déléguer et vous concentrer sur vos activités les plus importante
  • Vous êtes une entreprise et souhaitez former vos managers aux principes fondamentaux d’une délégation efficace ?

    N’hésitez pas à me contacter afin que nous définissions ensemble les modalités d’une collaboration.

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Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, je suis le fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM, votre plateforme francophone de développement personnel et professionnel. J’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

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A propos Henri M. Missola 46 Articles
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