D’après une étude réalisée en 2015 par l’observatoire de la qualité de vie au bureau, seulement 34 % des salariés travaillent dans des bureaux individuels en entreprises. Ce qui veut dire que la plupart des bureaux d’entreprises sont donc aménagés en open spaces.
Longtemps plébiscité, aujourd’hui décrié, l’open space a complètement changé l’environnement et l’organisation du travail des salariés, au point où il est accusé par ses détracteurs de réduire la productivité et le performance des salariés.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps nous intéresser aux origines de l’open space. Nous verrons ensuite ses impacts réels sur la productivité des salariés, avant de terminer par des stratégies concrètes et pratiques pour y travailler de manière productive.
L’origine des open spaces
Encore appelé bureau ouvert et collectif, l’open-space voit le jour en 1950 en Allemagne sous l’impulsion de 2 frères consultants : Eberhard et Wolfang Schnelle. Ces derniers imaginent un nouvel style de bureau ouvert de « type paysager » avec du mobilier discret et des plantes vertes. L’objectif étant de créer un cadre convivial et de favoriser la communication entre les travailleurs.
Quatorze ans plus tard, l’entreprise américaine Herman Miller lance sur le marché les tout premiers bureaux modulables appelés Action Office Series 1. Ils étaient composés de panneaux et d’espaces de travail avec des hauteurs adaptables aux différentes activités des salariés. Par ailleurs, ils permettaient de fluidifier les déplacements dans l’espace et les interactions entre collègues.
Dans les années 1980, l’open space connaît son âge d’or et de nombreuses entreprises lui vouent un vrai culte. Elles installent ainsi leurs salariés dans d’immenses plateaux décloissonnés. Au-delà de la nouveauté et de la dimension convivialité recherchée par les entreprises, les open spaces séduisent également parce qu’ils représentent un bon modèle économique pour les entreprises. En effet, en réunissant dans un grand espace tous les salariés, on réussit à réduire la surface nécessaire pour accueillir le même nombre de salariés dans des bureaux fermés. Ce qui constitue une baisse non négligeable de charges en termes de loyer et un véritable atout dans les zones géographiques où le prix au mètre carré est élevé.
Si l’open space représente une opération intéressante pour les entreprises, qu’en est-il des salariés ? Quel(s) impact(s) a-t-il réellement sur leur productivité ?
L’open space et la productivité des salariés
Comme nous l’avons souligné en introduction, de plus en plus d’entreprises choisissent l’open space comme moyen d’aménagement des bureaux de leurs salariés. Au-delà de la dimension économique soulignée plus haut, le recours à l’open space peut également s’inscrire dans une démarche RH afin d’améliorer la qualité de vie au travail.
La plupart des nouvelles tendances adoptées par les entreprises présentent des avantages mais également des limites. L’adoption de l’open space n’échappe donc pas à la règle ! Nous nous penchons donc sur la question afin d’évaluer dans quelle mesure la productivité des salariés est impactée.
Les avantages du travail en open space
Les objectifs poursuivis avec les concepteurs de l’open space et les entreprises qui l’ont adopté s’inscrivent dans une optique d’amélioration de l’environnement et du cadre de vie des salariés. A ce titre, les avantages suivants sont les plus souvent cités par les entreprises :
- La facilitation des échanges entre les salariés et le renforcement de l’efficacité du travail en équipe : lorsque les échanges sont fluides entre les collaborateurs, il est plus facile de développer une culture de travail collaboratif, de trouver des synergies entre les équipes et d’être plus réactif notamment dans le cadre de projets transverses.
- L’évolution du mode de management en décloisonnant les relations avec la hiérarchie : avoir des managers plus accessibles permet de rendre la hiérarchie moins pesante et de « libérer » la communication entre ces derniers et leurs équipes.
- L’amélioration globale du quotidien au travail : en proposant aux salariés un environnement convivial avec une configuration souple et moderne de l’espace de travail, on crée chez ces derniers un sentiment de bien-être qui a indéniablement un impact positif sur leur état d’esprit et donc sur leur performance.
Les limites du travail en open space
De nombreuses études ont été réalisées ces dernières années et ont permis de mettre en évidence les limites du travail dans un bureau ouvert partagé. Nous pouvons notamment citer une revue de plus 100 études sur les environnements de travail qui souligne que les open spaces ont un impact négatif sur le niveau d’attention des salariés, leur santé, leur créativité et leur niveau de satisfaction au travail de manière plus globale.
Ces différentes études nous permettent de dégager les limites suivantes :
- Le niveau d’attention des salariés est en baisse : cette baisse est généralement due aux nuisances sonores générées par des appareils tels que les photocopieurs, ou encore par les bruits des collègues à la machine à café voisine ou de ceux qui parlent très fort au téléphone. D’après l’Institut National de Recherche et de Sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles, environ 60 % des salariés se disent gênés par le bruit sur leur lieu de travail. Si cela concernait à l’origine certains secteurs d’activité tels que la construction ou l’industrie, de nos jours, cela touche également les bureaux ouverts.
- La santé des salariés est plus fragile : d’après une étude du Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, les absences pour maladies sont nettement plus élevées dans les entreprises avec open spaces que dans celles avec des bureaux fermés. Pour être plus précis, cette étude souligne que les salariés qui travaillent en open space sont deux fois plus malades que ceux dans les bureaux fermés.
- Le travail collaboratif n’est pas toujours au rendez-vous : comme nous l’avons vu plus haut, l’un des avantages souvent cité par les entreprises concernant l’open space est la fluidification du travail collaboratif entre les salariés. Malheureusement des études récentes, dont celle réalisée en 2018 par Ethan Bernstein et Stephen Turban de la Harvard Business School ont démontré que travailler en open space impactait plutôt négativement la communication et la collaboration entre les équipes. En effet, les constats suivants ont été faits durant cette étude : le temps passé par les salariés en face à face chute de 72 %, les échanges par emails augmentent de 67 % et les échanges par messagerie instantanée augmentent de 75 %.
Sur la base de ces points positifs (qui constituent en réalité les objectifs que les entreprises souhaitent atteindre avec la mise en place des open spaces) et des éléments négatifs (qui sont les points à optimiser pour améliorer le cadre de vie des salariés) que nous venons de passer en revue, voyons quelles stratégies mettre en oeuvre pour travailler de manière plus productive en open space.
5 stratégies pour travailler de manière productive en open space
Nous allons passer en revue 5 bonnes pratiques qui vous aideront certainement à augmenter votre niveau de productivité :
1. Surveillez votre productivité
A quelles activités consacrez-vous votre temps durant votre journée de travail ? Lorsque vous faites votre bilan hebdomadaire, est-il plutôt positif ou négatif ? Surveiller votre productivité vous permet de savoir comment votre temps est utilisé et d’identifier de potentiels axes d’optimisation. L’idée est chronométrer vos différentes activités, de préférence sur une période d’une semaine pour avoir des tendances au niveau des journées. Pour effectuer le suivi de votre productivité, vous pouvez utiliser des outils tels que Clockify ou Replicon qui vous permettront de savoir où en est votre productivité.
En analysant vos temps chronométrés, vous saurez globalement où va votre temps chaque jour et vous aurez ainsi un diagnostic de votre productivité. Vous réaliserez peut-être que vous prenez un peu trop de pauses café ou cigarettes avec vos collègues, ou encore que vous passez beaucoup trop de temps sur certaines tâches que vous pouvez réaliser plus vite ou que vous pouvez même automatiser. Il vous appartiendra alors de prendre les mesures nécessaires pour corriger les points sur lesquels vous pouvez vous améliorer.
2. Tirez profit des moments de calme de votre open space
Dans tous les open spaces, vous remarquerez qu’il existe un certain rythme. Il y a des moments où l’activité est intense. C’est souvent durant ces temps que tout le monde est en action : les collègues voisins qui parlent fort au téléphone avec leurs interlocuteurs, les collègues d’un autre service qui viennent vous interrompre pour demander des informations, etc. Vous vous doutez bien qu’il est très difficile de se concentrer durant ces temps-là. Mais il y a aussi des moments de calme, durant lesquels il est plus facile de se concentrer et de travailler de manière sereine.
Bien évidemment, le rythme varie d’un open space à un autre, d’une activité à une autre et d’une entreprise à une autre. L’idée est donc d’identifier les heures où le niveau de décibels est minimal dans votre open space et de les dédier aux activités qui nécessitent réflexion et concentration. Et pendant que le niveau de décibels est à son maximum, privilégiez les activités simples qui ne nécessitent pas un niveau de concentration particulier.
3. Utilisez un casque antibruit
C’est une solution d’une efficacité redoutable, faut-il encore bien l’utiliser. En effet, il faut bien choisir son casque puisqu’il existe 2 types de casques antibruit : les casques qui annulent les bruits et ceux qui isolent des bruits. Mais quelle est la différence ?
Pour faire simple, les premiers détectent et analysent les sons entrants et génèrent un signal miroir « anti-bruit » pour les annuler. Ainsi, le niveau de bruit qui arrive dans vos tympans est très très faible. Ces casques utilisent la technologie dite de « réduction de bruit active ». Quant au 2ème type de casques, ils couvrent vos oreilles, bloquent les bruits environnants et vous permettent de vous concentrer par exemple sur la musique que vous écoutez en travaillant sans être perturbé par les bruits de votre environnement ambiant. On parle ici de « réduction de bruit passive ».
Les casques à « réduction de bruit active » sont plus performants quand il s’agit de contrer des sons de basse fréquence de type régulier tels que les bruits de ventilation, les bruits de moteur ou encore d’appareils dans les usines. Les casques à « réduction de bruit passive » quant à eux conviennent mieux aux sons émis par des voix. Vous comprenez donc qu’ils sont plus adaptés pour un environnement de travail de type open space.
Si vous recherchez un casque antibruit à utiliser en open space, je vous recommande de vous procurer celui-ci qui est à un prix très abordable et qui cumule plusieurs centaines de commentaires positifs sur Amazon.
4. Réservez une salle de réunion, une bulle ou une cabine privée
Même si la grande majorité des entreprises utilisent des open spaces, elles sont souvent équipées de salles de réunions classiques, de bulles de travail et de cabines privées.
Si votre travail vous amène à passer beaucoup de temps au téléphone, il est recommandé d’utiliser une cabine privée. Cela vous permettra de travailler sereinement puisque vous êtes seul dans la cabine et n’avez pas à surveiller le volume de votre voix. C’est également un avantage pour vos collègues qui ne seront pas perturbés par vos conversations.
Vous avez besoin de finaliser une présentation importante, de terminer la rédaction d’un rapport ou de mener une réflexion stratégique concernant l’activité de votre département ? Et votre open space est bruyant ? Vous pouvez réserver une bulle ou alors une petite salle de réunion. Vous serez ainsi à l’abri des bruits générés par vos collègues et pourrez avoir un temps de travail productif.
5. Soyez flexible et adaptable chaque jour
Il arrivera parfois que vous n’ayez pas la possibilité de réserver une salle de réunion ou une bulle. Et si vous n’avez pas de casque antibruit, qu’allez-vous faire ? Allez-vous arrêter de travailler ?
J’aimerais faire une analogie avec le sommeil pour vous expliquer un principe : il vous est certainement déjà arrivé d’aller au lit et d’avoir du mal à dormir. Plus vous vous focalisez sur votre incapacité à dormir et plus vous aurez du mal à trouver le sommeil. De la manière, lorsque vous n’avez pas de solutions face aux bruits de votre open space, plus vous y penserez, plus cela vous affectera négativement et aura un impact sur votre productivité. Que faut-il donc faire ? « Oubliez » simplement les bruits et faites votre travail. Aussi contre intuitif que cela puisse paraître, ça marche vraiment. Au départ, vous serez perturbé, mais peu à peu, vous allez vous plonger dans votre travail, au point où vous ne ferez plus attention aux bruits.
Conclusion
Comme nous l’avons vu, depuis les années 1980, de plus en plus d’entreprises ont adopté les open spaces avec un certain nombre d’attentes : le renforcement du travail collaboratif, le décloisonnant des relations avec la hiérarchie, l’amélioration du quotidien des salariés au travail, etc. Malheureusement des études récentes ont démontré que les open spaces n’atteignent pas pleinement leurs objectifs initiaux, dans la mesure où ils génèrent beaucoup de bruits, sont à l’origine de la baisse d’attention des salariés et n’encouragent pas le travail collaboratif, etc. Face à ces limites, nous avons exploré quelques bonnes pratiques qu’il convient de mettre en oeuvre pour travailler de manière productive en open space :
- Surveillez votre productivité
- Tirez profit des moments de calme de votre open space
- Utilisez un casque antibruit
- Réservez une salle de réunion, une bulle ou une cabine privée
- Soyez flexible et adaptable chaque jour
Après avoir fait un diagnostic de votre productivité actuelle en open space, choisissez les bonnes pratiques les plus pertinentes et les plus adaptées à votre contexte et passez à l’action dès maintenant. N’oubliez pas de faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité, car comme vous le savez, les conditions de travail seront rarement parfaites.
Henri M. Missola
Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, je suis le fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM, votre plateforme francophone de développement personnel et professionnel. J’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.
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