Pourquoi et comment déléguer efficacement ? (3/3)

Après les deux premiers articles  « La délégation et ses avantages » et « 7 excuses qui vous empêchent certainement de pratiquer la délégation » durant lesquels nous avons surtout abordé la dimension « pourquoi ? », nous terminons notre série en nous intéressant à présent dans ce dernier article à la dimension « comment ? ». S’il est important de déléguer, il est encore plus important de savoir quelles sont les différentes manière de le faire. En effet, toutes les tâches ne peuvent pas être déléguées de la même façon et tout le monde n’a pas les compétences requises ou la maturité nécessaire pour mener à bien toutes les tâches déléguées. Il est donc important de connaître les différents niveaux de délégation afin que cette dernière soit avantageuse et bénéfique pour les 2 parties. C’est ce que nous verrons en détail dans cet article.

Partie 3 – Les 5 niveaux de délégation

Lorsque vous déléguez une tâche et qu’elle n’est pas effectuée correctement, il y a de très fortes chances que vous n’ayez pas correctement délimité en amont le cadre d’intervention de la personne à qui elle a été déléguée.

Il existe 5 niveaux de délégation sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour faciliter les relations avec vos collaborateurs ou vos partenaires. Il vous appartiendra de choisir le niveau le plus approprié en fonction du degré d’autonomie que vous souhaitez donner.

Niveau 1 – L’exécution

Encore appelée la délégation directive, elle consiste à demander à votre collaborateur de faire exactement ce que vous lui demandez de faire, sans dévier ni à gauche ni à droite.

Niveau 1 - L'exécution (délégation directive)

Ce type de délégation est souvent utilisé dans 2 cas :

  • Vous savez exactement ce que vous voulez : vous avez déjà effectué un travail en amont et vous avez simplement besoin d’un coup de main pour finaliser ce que vous avez initié. Il n’y a pas besoin de beaucoup de réflexion. Par exemple, vous avez préparé une présentation powerpoint pour le comité de pilotage d’un de vos projets et vous avez besoin que quelqu’un la mette en forme selon un modèle que vous avez clairement en tête mais que vous n’avez pas le temps de faire. Vous la confiez alors à une personne à lui donnant des instructions bien précises. En gros, vous ne lui demandez pas son avis.
  • Vous voulez tester les capacités d’un nouveau collaborateur : lorsque vous travaillez avec une nouvelle personne, vous pouvez mesurer de quoi elle est capable en lui confiant de simples tâches à exécuter et voir comment elle se comporte. Son attitude et ses résultats face aux petites choses vous permettront de mesurer son sérieux et détermineront comment vous allez travailler ensemble à l’avenir.

Niveau 2 : L’investigation

Ce niveau je l’appelle également la délégation orientée. Vous savez dans les grandes lignes ce que vous voulez mais vous n’avez pas la maîtrise complète du sujet. Vous demandez alors à une personne d’effectuer les recherches pour vous, de creuser le sujet, de collecter les informations et de faire une synthèse en vous donnant les différentes options possibles. Vous vous appuierez alors sur ce travail pour prendre votre décision.

Niveau 2 - L'investigation (délégation orientée)

Ce type de délégation est approprié pour les personnes ayant des capacités d’analyse et de synthèse développées. Elle met en confiance la personne qui effectue le travail concerné et lui permet de gagner progressivement en autonomie.

Niveau 3 – La recommandation

A ce stade, la personne à qui la tâche est déléguée dispose d’un certain niveau d’autonomie. On dira alors que la délégation est semi-autonomisante.

Niveau 3 - La recommandation (délégation semi-autonomisante)

En effet, non seulement la personne analyse la situation, recherche les informations, identifie les différentes options et effectue la synthèse, elle doit également vous faire une recommandation en vous disant quelle est l’option la plus intéressante ainsi que les raisons qui soutiennent son choix.

Vous utiliserez ce type de délégation avec un collaborateur ayant une certaine connaissance de certaines problématiques et ayant fait ses preuves lors d’expériences passées.

Niveau 4 – La décision

Aussi appelée la délégation autonomisante, c’est un niveau qui témoigne d’une grande confiance accordée à la personne à qui la tâche est déléguée. L’objectif ici est de confier un sujet à un de vos collaborateurs et de le laisser gérer en toute autonomie. Le collaborateur est libre d’utiliser les techniques et les méthodes qu’il souhaite. Le plus important c’est le résultat. Il doit prendre les meilleures décisions qui soient et vous informer simplement. Vous pourrez alors le cas échéant donner votre avis ou faire des remarques pour ajuster éventuellement certaines choses.

Niveau 4 - La décision (délégation autonomisante)

Ce type de délégation est adapté pour les personnes autonomes mais qui savent néanmoins faire un reporting à leur hiérarchie. Il s’agit de s’assurer que la direction soit toujours informée en premier des décisions prises et d’éviter qu’une source externe n’ait l’information avant votre manager ou votre directeur.

Par exemple, vous avez discuté d’un certain périmètre concernant un projet transverse que vous a confié votre directeur. Si pour une raison quelconque, vous êtes contraint de modifier le périmètre, assurez-vous d’en discuter avec votre directeur avant d’informer les autres directions concernées par le projet. Ce serait une grave erreur de votre part si jamais l’information parvenait à votre directeur par une tierce personne. Vous l’aurez bien compris, autonomie ne veut pas dire indépendance !

Niveau 5 – La liberté

C’est le plus haut niveau de délégation que j’appelle encore la délégation responsabilisante. S’il est vrai que tous les niveaux de délégation comprennent une certaine part de responsabilité pour la personne qui passe à l’action, le niveau 5 est celui de la vraie responsabilité.

Niveau 5 - La liberté (délégation responsabilisante)

Contrairement au niveau 4, ici la personne à qui la tâche est déléguée agit en toute indépendance, prend les décisions qu’elle estime être les meilleures et n’a absolument pas besoin de faire un reporting. Une confiance complète lui est accordée et elle a le soutien total de son mentor.

Vous vous doutez bien que ce type de délégation ne peut pas être utilisé pour tout le monde. Il est approprié pour les personnes ayant une expertise dans un domaine donné et agissant en qualité de sachant. En leur confiant un sujet ou un projet, on sait qu’ils ont l’expérience et le recul nécessaires pour prendre les meilleures décisions et on sait également qu’en cas de doute, elles n’hésiteront à provoquer un échange pour clarifier les choses. En outre, ce type de délégation est également utilisé pour les personnes avec lesquelles vous travaillez depuis longtemps, dont vous connaissez l’éthique et le caractère et en qui vous avez une pleine confiance. Il peut s’agir par exemple d’un chef de projet qui a conduit des projets complexes quand l’entreprise passait par des moments très difficiles. Vous savez que vous pouvez compter sur sa maturité et son expérience et vous lui donnez ainsi carte blanche lorsque vous lui confiez un nouveau projet.

Conclusion

Si jusqu’à présent vous ne saviez pas comment déléguer, vous avez maintenant en mains les cartes pour amener vos compétences de délégation à un niveau supérieur. Mais avant, il vous appartiendra d’évaluer les compétences de vos collaborateurs ou de vos partenaires, les sujets que vous souhaitez déléguer ainsi que le niveau de contrôle que vous voulez avoir sur les sujets. Sur la base de ces différents éléments, vous pourrez alors décider quel niveau de délégation est approprié pour quel collaborateur. Il ne vous restera plus qu’à passer à l’action.

POUR ALLER PLUS LOIN

  • Vous êtes un entrepreneur et vous avez besoin d’accompagnement pour apprendre à déléguer et vous concentrer sur vos activités les plus importante 
  • Vous êtes une entreprise et souhaitez former vos managers aux principes fondamentaux d’une délégation efficace ?

    N’hésitez pas à me contacter afin que nous définissions ensemble les modalités d’une collaboration.

Avatar

Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, je suis le fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM, votre plateforme francophone de développement personnel et professionnel. J’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

Avatar
A propos Henri M. Missola 48 Articles
Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, je suis le fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM, votre plateforme francophone de développement personnel et professionnel. J’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

Soyez le premier à commenter

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.


*