Les 3C d’une vie organisée

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Comment fais-tu pour t’organiser efficacement ? Quels conseils pourrais-tu me donner pour optimiser mon organisation. C’est le genre de questions que les gens me posent régulièrement dans mon entourage.

Je crois que si vous lisez cet article, vous aspirez certainement vous aussi à mieux vous organiser pour accomplir les choses les plus importantes de votre vie.

Je vais vous partager 3 choses que je fais régulièrement et qui vous aideront certainement à mieux vous organiser également. Je les appelle les 3C d’une vie organisée : Capturer – Calendrier – Concentration.

1. Capturer

Par capturer, j’entends : noter, mettre à l’écrit, consigner quelque part, garder une trace écrite.

« Les paroles s’envolent mais les écrits restent » – Dicton Populaire

Tellement de personnes ne prennent jamais le temps de noter ce qu’elles ont à faire, pourtant c’est si important. Sans être exhaustif, voici quelques raisons pour lesquelles vous devez développer l’habitude d’écrire ce que vous avez à faire :

Raison N°1: Ecrire vous permet de retrouver facilement les informations dont vous avez besoin sans trop solliciter votre mémoire

Selon les spécialistes de l’information, le cerveau traite en moyenne 10000 impressions sensorielles par seconde, qu’elles viennent de nous ou de l’extérieur. Votre cerveau traite donc tellement d’informations à la journée que votre mémoire viendrait à perdre au bout de quelques semaines ou quelques mois, le détail des idées, des inspirations, des plans que vous n’avez pas pris le temps de noter. Ecrire vous fera donc gagner du temps car cela vous évitera de vous triturer les méninges pour retrouver des informations que vous aurez enregistrées quelque part dans votre mémoire.

Raison N°2: Ecrire vous permet de poser, clarifier et affiner vos idées

Très souvent, lorsque les informations sont encore au stade de la pensée dans votre esprit, elles ne sont pas totalement claires. En les écrivant, elles deviennent plus concrètes et se matérialisent mieux. Il vous est ainsi plus facile de les visualiser dans leur ensemble et de voir éventuellement les différentes interactions qui peuvent exister entre elles.

Raison N°3: Ecrire vous permet de faire le tri

Une fois que les idées sont mises à l’écrit, il est plus facile de faire la part des choses et de distinguer l’important de l’accessoire. Vous pouvez ainsi établir des catégories d’actions: à faire, à déléguer, à reporter, à planifier, etc.

Ce principe de capture s’applique à plusieurs types d’informations :

  • la liste de vos tâches personnelles ou professionnelles
  • la liste de personnes que vous avez prévu d’appeler
  • la liste de vos courses à faire pour le week-end
  • Etc.

Si vous n’avez pas l’habitude d’écrire, il n’est pas trop tard pour commencer !

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

À l’ancienne : un bloc notes et un crayon ou un stylo

Moderne : des applications mobiles telles que ColorNote, Gtasks ou encore Evernote.

2. Calendrier

Après avoir capturé ce que vous avez à faire, vous devez maintenant identifier vos tâches  les plus importantes et les positionner dans un agenda. En effet, lister ce que vous avez à faire n’est qu’un point de départ. Pour pouvoir passer à l’action, vous avez besoin de vous fixer une échéance. Et la meilleure manière de le faire et de pouvoir surtout le suivre, c’est en utilisant un calendrier.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour le faire :

À l’ancienne : un agenda papier et un crayon ou un stylo

Moderne : le calendrier de votre smartphone que vous pouvez synchroniser avec votre boite email

Personnellement, j’aime beaucoup le papier (oui je suis à l’ancienne !) mais après avoir testé la solution moderne, je crois qu’elle est plus adéquate parce qu’avec la synchronisation avec la boite email, vous avez accès à vos informations sur mobile ou sur ordinateur et elles sont stockées en ligne. Vous pouvez ainsi avoir accès à elles à tout moment et partout. En revanche, si vous perdez votre agenda papier, vous perdez toutes vos informations.

2. Concentration

Le troisième C n’est pas toujours évident à mettre en pratique parce que nous vivons dans une société où nous sommes déconcentrés à longueur de journée avec les notifications diverses de nos smartphones (réseaux, sociaux, emails, etc), par la télévision, etc. Par ailleurs, de plus en plus de personnes se vantent de pratiquer le mode multi-tâche, croyant augmenter leur productivité, alors qu’en réalité, elles fatiguent leur cerveau puisque ce dernier ne fonctionne de façon optimale qu’en faisant une chose à la fois.

Pour vous concentrer, je vous conseille lorsque vous travaillez de mettre simplement votre téléphone sous silencieux et de fermer éventuellement votre navigateur internet si vous travaillez sur votre ordinateur et que ce travail ne nécessite pas de se connecter à Internet. Pour ma part, je mets souvent mon téléphone loin de moi, pour éviter simplement d’être tenté de le prendre.

Une autre technique que vous pouvez mettre en oeuvre c’est la technique du pomodoro qui consiste à utiliser un minuteur et travailler de manière ininterrompue pendant des périodes de 25 min séparées par des courtes pauses de 5 minutes. Cette méthode aide vraiment à ne pas être distrait et à faire avec diligence ce que vous avez à faire. Bien évidemment, à l’adaptant à votre contexte, vous pouvez travailler sur des périodes plus longues (par exemple 45 minutes à 1 heure) et prendre des pauses de 10 à 15 minutes.

Vous connaissez à présent les 3C que j’utilise pour m’organiser efficacement et réaliser mes tâches les plus importantes aussi bien sur le plan personnel que professionnel. Prenez simplement le temps de les mettre en pratique dans votre vie.

Pour aller plus loin 

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Henri M. Missola  Fondateur de Jemedeveloppe.com

Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, j’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

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