5 conseils pratiques pour mieux gérer vos emails

Saviez-vous qu’une étude du cabinet McKinsey a révelé qu’un employé passe en moyenne 2,6 heures par jour à consulter et à répondre à ses emails ? Cela fait 13 heures par semaine. Sur une semaine de 40 heures de travail, cela représente environ 33% de votre temps de travail. C’est énorme ! Lorsqu’elle n’est pas bien maîtrisée, la gestion de vos emails peut être une source importante de consommation de votre temps. Et cela affecte indéniablement votre productivité.

Dans cet article je vais partager avec vous 5 conseils simples, efficaces et pratiques qui vous aideront certainement à reprendre le contrôle de la gestion de votre boîte email.

Conseil N° 1 – Fixez-vous des horaires de consultation et de réponse à vos emails

Avec nos smartphones connectés à longueur de journée, nous avons les yeux rivés sur nos écrans à chaque notification. Mais comment pouvez-vous être productif si à chaque notification d’arrivée d’un nouvel email, vous vous précipitez pour le lire ? Vous comprenez donc qu’il est plus que jamais important de programmer la lecture et la réponse à vos emails si vous voulez mieux orienter votre attention et votre concentration sur vos tâches afin d’être efficace et productif.

Selon votre contexte, vous pouvez par exemple décider de consulter vos emails et d’y répondre 4 fois dans la journée : 2 fois dans la matinée (début et fin de matinée) et 2 fois dans l’après-midi (début d’après-midi et fin d’après-midi). Le reste du temps, focalisez-vous sur vos tâches sans vous laisser interrompre par les notifications de votre boîte email ou de votre smartphone. D’ailleurs pour éviter d’être perturbé par les notifications, mettez simplement votre téléphone en silencieux pendant ces temps de travail productif.

Conseil N° 2 – Posez immédiatement une action après avoir lu un email

Lorsque je lis un email, si je n’ai pas la possibilité de le traiter tout de suite, je le repasse à « non lu » pour pouvoir y revenir plus tard. En fait, j’ai réalisé que lorsque je le laissais en « lu » sans l’avoir traité, il m’arrivait très souvent d’oublier de le traiter ultérieurement.

Pour être efficace lors du traitement de vos emails, vous pouvez effectuer les actions suivantes : 

  • Répondez y tout de suite si une réponse de votre part est attendue et si vous avez tous les éléments pour pouvoir le faire
  • Planifiez tout de suite une action dans votre agenda concernant cet email si cela est nécessaire
  • Supprimez l’email si vous estimez qu’il n’est pas important ou s’il s’agit d’un spam qui s’est retrouvé par erreur dans votre boîte email principale
  • Archivez l’email si vous gérez vos emails par catégories et si vous estimez avoir besoin de l’information plus tard

Mettre en oeuvre ces actions simples vous aidera à gagner un temps précieux et à être plus efficace dans la gestion des vos emails.

Conseil N° 3 – Adoptez des objets d’email avec une information claire

De manière générale, nous écrivons l’objet de notre email de façon à ce qu’il donne à notre interlocuteur des informations concernant le contenu de l’email. Et si on adoptait une autre stratégie consistant à donner directement les informations essentielles sur les actions à effectuer juste à la lecture de l’objet ?

Sans être exhaustif, vous pouvez utiliser les types d’objets suivants (et vous pouvez même en inventer d’autres) :

  • JPI (Juste Pour Information) : A utiliser lorsque vous communiquez une information à quelqu’un par courtoisie 
  • [Sujet ou Projet] – RA (Réponse Attendue) pour le JJ/MM/AA : A utiliser lorsque les destinataires ont des actions à effectuer et doivent vous faire un retour afin que vous puissiez consolider des informations ou faire simplement du suivi sur un projet ou un sujet donné
  • PRA (Pas de Réponse Attendue) : A utiliser lorsque vous recommandez par exemple la lecture d’un article, d’un livre ou d’une présentation donnée et ne souhaitez pas recevoir des réponses polies du style : « Merci », « Cela semble intéressant », « Je ne manquerai de le lire », etc qui peuvent vous faire perdre un temps précieux si tout le monde venait à vous répondre.


Conseil N° 4 – Ecrivez des emails courts, vraiment courts

Que pensez-vous de limiter vos emails à 5 phrases ? C’est la philosophie sur laquelle se base le site www.five.sentenc.es/ Parti du constat que répondre aux emails consomme beaucoup de temps à de nombreuses personnes, ce site nous challenge à traiter nos emails comme des SMS.

L’idée au fond c’est de simplement vous challenger à aller à l’essentiel, d’écrire ce qu’il convient vraiment d’écrire, et d’éviter d’écrire des phrases superflues.

Développez l’habitude d’aller à l’essentiel ou encore droit au but lorsque vous écrivez vos emails, cela vous fera vraiment gagner un temps précieux et vous permettra de consacrer plus de temps à vos tâches les plus importantes.

Conseil N° 5 – Réfléchissez à deux fois avant de mettre des personnes en CC ou CCI

Très souvent lorsque nous envoyons des emails, nous mettons des personnes en CC ou CCI parce que nous estimons qu’elles doivent être informées sur le sujet. Mais qui dit copie dit réponse potentielle de la personne. Imaginez un instant que toutes les personnes en copie répondaient à votre email. Vous êtes d’accord avec moi que votre boîte email serait rapidement submergée !

Il est donc important d’identifier les personnes les plus appropriées à mettre en copie, en raison de leur intérêt par rapport au sujet et également de leur apport d’informations ou de solutions concernant la problématique dont traite l’email. Ainsi certaines personnes ne devraient pas être en copie mais vous devrez simplement leur passer un coup de fil au moment opportun ou simplement leur envoyer un email avec pour objet JPI pour les transmettre les informations souhaitées.

Je crois que tous les 5 conseils ne sont pas forcément adaptés pour tout le monde parce que nous évoluons tous dans des contextes différents. Mais je suis convaincu d’une chose, au moins un des conseils s’applique dans votre situation. Alors prenez le temps de vous l’approprier, de le mettre en pratique dans votre vie et vous verrez assurément les résultats.

Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, je suis le fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM, votre plateforme francophone de développement personnel et professionnel. J’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

A propos Henri M. Missola 44 Articles
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