3 signes qui montrent que vous avez du mal à gérer vos emails

Saviez-vous que selon une étude Adobe (août 2015), les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie ? (5,6 heures en France, 5,4 heures en Europe et 6,3 heures aux Etats-Unis).

Bien gérer ses emails est donc une véritable tâche chronophage qui mérite d’être adressée avec le plus grand soin. En effet, toute personne qui aspire à être plus efficace et plus productive doit s’assurer d’avoir le contrôle sur sa boîte email.

Comment fait-on pour reconnaître une personne qui a du mal à gérer ses emails ? Sans être exhaustif, j’ai identifié 3 « symptômes » que j’aimerai partager avec vous dans cet article.

1. Vous lisez vos emails dès les premières heures de la journée 

Les premières heures de la journée sont extrêmement précieuses et vitales parce qu’elles donnent le ton et déterminent le reste de votre journée. En général, les premières heures de la journée sont celles durant lesquelles vous êtes plus alerte, vous débordez d’inspiration et avez un haut niveau d’énergie. Il faut donc en profiter pour réaliser vos tâches les plus importantes, ces tâches qui demandent réflexion, attention et concentration. Vous l’aurez bien compris, s’il y a une chose dont vous devez refuser la priorité le matin, c’est le traitement de vos emails. C’est sans doute ce qui a inspiré l’auteure Julie Morgenster à écrire son livre “Never Check Email in the Morning” (Ne jamais consulter les emails le matin).

2. Vous vérifiez votre boîte email toutes les 15 minutes 

De nombreuses personnes ont du mal à se concentrer simplement par qu’elles se laissent constamment interrompre. Et c’est ce qui se passe lorsque vous consultez votre boîte de réception à intervalles très réguliers pour vérifier si vous avez reçu de nouveaux messages.

Si de nombreuses se vantent d’être capables de faire plusieurs choses en même temps (multi-tâches), la réalité est toute autre. En effet, la fréquence des interruptions a une grande incidence sur votre niveau d’efficacité et de productivité.

Selon la Harvard Business Review et des études d’experts, les interruptions causées par la consultation constante des emails sont à l’origine de nombreuses conséquences négatives parmi lesquelles :

  • l’allongement du temps d’exécution de nos tâches;
  • la réduction de la capacité d’analyse et de réflexion;
  • la diminution drastique de la capacité à se concentrer.

Ne vous laissez donc plus avoir par votre boite email car c’est toute la qualité de votre travail qui est en jeu !

3. Vous ne savez pas combien de temps est-ce que vous passez réellement à traiter vos emails

D’après le Radicati Group, le nombre total des emails envoyés et reçus en 2015 s’élevait à 250 milliards chaque jour !  En moyenne, une boîte email aurait reçu 88 messages par jour. C’est une moyenne, ce qui veut dire que certaines personnes en ont reçu beaucoup plus et d’autres beaucoup moins. En partant sur ce chiffre de 88 emails, supposons que vous ayez juste un temps de traitement de 2 minutes par email; pour traiter l’ensemble de ces messages, cela vous prendra près de 3 heures ! C’est plus du tiers d’une journée de travail !

Ces chiffres sont alarmants et doivent nous interpeller tous. Il est donc primordial d’apprendre à contrôler le temps que nous passons à traiter nos emails et nous devons surtout le maîtriser.

Comment donc faire pour s’en sortir ?

Je vous entends déjà vous demander : « mais quand est-ce que je traite donc mes emails ? »

Voici 2 astuces pour vous aider à (re)prendre le contrôle de votre boîte email :

  • Planifier des plages horaires de traitement de vos emails

Bien évidemment, il y a des emails urgents et importants que vous devez absolument traiter dès le matin, parce qu’ils sont liés au coeur de votre activité quotidienne. Mais pour le reste, vous pouvez les traiter par exemple en fin de matinée ou en fin de journée, quand vous serez au calme et aurez exécuté vos tâches les plus importantes de la journée.

  • Désactiver toutes les notifications inutiles

Pour éviter les perturbations constantes lors de l’arrivée de nouveaux emails dans votre boîte de réception, vous pouvez par exemple désactiver le push mail. Si vous trouvez que c’est radical, mettez alors simplement votre téléphone en silencieux et évitez de le consulter durant vos phases de travail pendant lesquelles vous avez besoin de concentration.

Pour aller plus loin

Si vous voulez améliorer la qualité des résultats de vos journées, je vous recommande la formation « Efficacité Maximale » de mon confrère Sylvain Wealth. Elle vous aidera certainement à être davantage efficace et productif chaque jour.

J’espère qu’au travers de cet article, vous avez pris conscience à quel point la gestion des emails est cruciale pour votre efficacité, votre productivité et surtout votre liberté. Prenez donc le temps de mettre en pratique les 2 astuces vues plus haut et vous réduirez certainement l’effet chronophage des emails dans votre vie aussi bien personnelle que professionnelle.


Henri M. Missola – Fondateur de JEMEDEVELOPPE.COM

Auteur, Coach, Conférencier & Formateur, j’aide les hommes et les femmes à découvrir et développer leurs talents uniques et majeurs et à s’organiser efficacement pour se focaliser sur leurs passions, décupler leurs résultats et propulser leur vie vers de nouveaux sommets.

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